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Norme no 6 Transfert d’un dossier

Introduction

Vue d’ensemble

La présente norme décrit les exigences en matière de transfert de dossier tant à l’intérieur d’une SAE (p. ex., entre préposés ou dans l’intervalle qui s’écoule entre la tenue de l’enquête et les étapes de la prestation des services continus) qu’entre deux SAE (p. ex., situées dans différents territoires de compétence). Elle prévoit plus particulièrement des exigences à l’égard des points suivants :

Objectif

Les exigences comprises dans la norme visent à ce que les transferts de dossiers entre préposés soient effectués de façon transparente, avec le moins de perturbation ou de retard possible pour l’enfant et sa famille, et sans interruption de services.

Norme

Cette norme s’applique aux transferts de dossiers effectués à toute étape de la prestation des services de protection de l’enfance décrits dans le présent document.

Pour tous les transferts de dossiers :

Le préposé qui reçoit le dossier le lit (y compris les antécédents de services de protection de l’enfance) afin d’acquérir une compréhension historique et actuelle complète des risques, des besoins, des points forts et des capacités de protection de la famille et de chacun de ses membres en ce qui a trait aux préoccupations actuelles en matière de protection. Une conférence de transfert est également organisée, à laquelle participent, au moins, le préposé qui transfère le dossier et/ou son superviseur et le préposé qui reçoit le dossier. On passe alors le cas en revue et l’on convient des modalités du transfert. Le superviseur du préposé qui effectue le transfert examine et approuve la documentation de transfert que lui remet le préposé.

Pour les transferts à l’intérieur d’une SAE :

Une visite de transfert est organisée avec la famille. Y prennent part le préposé à la protection de l’enfance qui reooit le dossier et celui qui effectue le transfert. Le transfert du dossier prend effet le jour de cette visite.

La visite de transfert est effectuée dans les dix (10) jours suivant la présentation des documents de transfert au superviseur à des fins d’approbation.

Si un plan de sécurité est en vigueur, celui-ci se déroule sans interruption pendant le transfert du dossier d’un préposé à l’autre. Dans l’attente du transfert du dossier, le préposé effectuant le transfert est responsable de la gestion du plan de sécurité et du traitement de toute autre question liée à la gestion du cas.

Le préposé qui reçoit le dossier transmet son nom et ses coordonnées à tous les autres intervenants associés au cas dans les sept (7) jours suivant sa prise en charge du dossier.

Pour les enfants qui bénéficient de services de protection de l’enfance sur une base continue et dont le dossier est transféré, il est nécessaire de consigner un résumé à jour des événements importants qui ont eu lieu depuis le dernier examen du cas. Si les risques/projets de réunification ou les évaluations des besoins et des points forts de la famille et de l’enfant ne sont plus pertinents ou ne reflètent plus le fonctionnement actuel de la famille, le préposé responsable du transfert effectue de nouvelles évaluations afin de tenir compte de la situation actuelle. De même, si le plan de services n’est plus pertinent, le préposé le met à jour.

Pour les transferts entre SAE :

Signalement Å” La SAE qui transfère le cas indique de vive voix et par écrit à la SAE qui reçoit le dossier que le transfert sera effectué. Le signalement et toutes les étapes subséquentes du processus de transfert sont documentés simultanément par la SAE qui effectue le transfert et la SAE qui reçoit le dossier sous forme de notes versées au dossier du cas.

Conférence de transfert Å” Après le signalement et avant la confirmation du transfert, on tient une conférence de transfert à laquelle participent, au moins, le préposé qui transfère le dossier, le préposé qui reçoit le dossier et leurs superviseurs respectifs. On passe alors le cas en revue et l’on convient des modalités du transfert.

Confirmation du transfert – Dans un délai de 10 jours ouvrables suivant le signalement verbal, la SAE qui reçoit le dossier envoie par écrit la confirmation du transfert à la SAE qui transfère le cas. La confirmation du transfert doit inclure au moins les renseignements suivants :

Rencontre avec la famille Å” La première rencontre entre le préposé chargé du dossier et la famille doit avoir lieu dans les 10 jours ouvrables suivant la date d’envoi de la confirmation du transfert par la SAE qui reçoit le dossier.

Date de prise d’effet du transfert – Le transfert prend effet une fois que :

  1. la SAE qui effectue le transfert a reçu la lettre de confirmation du transfert envoyée par la SAE qui reçoit le dossier;
  2. la première recontre entre le préposé chargé du dossier et la famille a eu lieu.

Gestion du cas jusqu’à la date de prise d’effet du transfert – Si un plan de sécurité est en vigueur, celui-ci se déroule sans interruption pendant le transfert du dossier d’une SAE à l’autre. Jusqu’à la date de prise d’effet du transfert, le préposé effectuant le transfert est responsable de la gestion du plan de sécurité et du traitement de toute autre question liée à la gestion du cas. Si la famille a déjà déménagé dans un autre territoire de compétence, la SAE qui reçoit le dossier agit à titre d’agent de la SAE qui effectue le transfert afin d’aider celle-ci à assurer la gestion du cas jusqu’à la date de prise d’effet du transfert.

Traitement et teneur des documents du transfert

La SAE qui effectue le transfert fait parvenir les documents du transfert (approuvés par un superviseur) à la SAE qui reçoit le dossier dans un délai de deux jours ouvrables suivant le signalement par la SAE qui effectue le transfert.

Si la SAE qui reçoit le dossier requiert des documents supplémentaires de la part de la SAE qui transfère le cas, elle en fait la demande par écrit.

La SAE qui transfère le cas doit fournir la documentation minimale suivante à la SAE qui reçoit le dossier :

Pour les dossiers transférés à l’étape de l’enquëte, lorsqu’une famille déménage dans un autre territoire de compétence durant l’enquëte

Pour les dossiers transférés aprês la fin d’une enquëte

Pour les dossiers transférés d’enfants bénéficiant de services continus

Le préposé qui reçoit le dossier transmet son nom et ses coordonnées à tous les autres intervenants associés au cas dans les sept (7) jours suivant sa prise en charge du dossier (c.-à-d. dans les sept jours suivant la première rencontre avec la famille).

Conseils pratiques
Pour les transferts à l’intérieur d’une SAE

Conférence de transfert et visite de transfert

Durant la conférence de transfert, le préposé qui reçoit le dossier discute du cas avec le préposé effectuant le transfert et ils élaborent ensemble un plan en vue de la visite de transfert qui sera rendue à la famille.

La visite de transfert fait le pont entre l’enquête visant la prestation des services et l’intervention en cours avec la famille, ou entre un préposé et un autre. Il est souhaitable d’inclure dans la visite de transfert les autres intervenants qui fournissent des services, ainsi que l’équipe de soutien de la famille, lorsque cela est possible. Le préposé qui reçoit le dossier voit dans ce premier contact avec la famille l’occasion d’établir un lien avec chacun de ses membres.

Dossiers transférés à la suite d’une admission/enquëte

Au cours de la visite de transfert avec la famille, le préposé enquêteur examine les premiers renseignements reçus lors du signalement, le résultat de l’évaluation de la sécurité et du plan de sécurité (s’il y a lieu), le résultat de l’évaluation des risques et la décision de vérification. Il énonce ensuite les raisons motivant la prestation des services de protection continus à l’enfant et à la famille.

Dossiers transférés d’enfants bénéficiant de services continus

Lors du transfert du dossier d’un enfant bénéficiant de services continus, le préposé qui effectue le transfert examine les évaluations les plus récentes et le plan de services avec la famille et le préposé qui reçoit le dossier. Il note les progrès réalisés par la famille ainsi que les buts qui doivent encore être atteints.

Notification des intervenants associés au cas

Les intervenants associés au cas comprennent les personnes qui participent de manière active au plan de sécurité pour l’enfant ou au plan de services, et/ou qui font partie intégrante des mesures visant à réduire les risques et à assurer la protection d’un enfant en particulier. Dans certains cas, si le degré de risque est très élevé ou si l’enfant est très vulnérable, le préposé doit exercer son jugement professionnel afin de déterminer s’il convient d’informer les intervenants associés au cas de l’identité et des coordonnées du préposé dans un délai inférieur à sept jours (qui est le délai maximal prescrit par la norme).

Pour les transferts entre SAE

Conférence de transfert

En raison de contraintes géographiques, contrairement aux transferts de dossiers à l’intérieur d’une SAE à la suite d’une admission ou d’une enquête ou pour des enfants bénéficiant de services continus, il n’est pas toujours possible de tenir une conference de transfert en personne lorsque les SAE se trouvent dans différents territoires de competence. La conférence peut alors se dérouler par telephone. Le but de la conférence de transfert est de permettre au préposé qui reçoit le dossier et à son superviseur de discuter du cas avec le préposé chargé du transfert et son superviseur en vue d’élaborer un plan de transfert concerté. Les points suivants peuvent être à l’ordre du jour de la conférence de transfert :

Résumé de l’échéancier des transferts entre SAE

Jour 1 : Signalement Å” La SAE qui effectue le transfert indique de vive voix et par écrit à la SAE qui reçoit le dossier que le cas sera transféré. La SAE qui effectue le transfert et celle qui reçoit le dossier documentent cette communication simultanément sous forme de notes versées au dossier du cas.

Jour 3 : Envoi des documents du transfert – La SAE qui transfère le cas fait parvenir les documents approuvés par un superviseur à la SAE qui reçoit le dossier.

Jour 10 au plus tard : Tenue de la conférence de transfert Å” Dans un délai de 10 jours, le préposé qui reçoit le dossier discute du cas avec le préposé chargé du transfert et ils élaborent ensemble un plan en vue de la visite de transfert qui sera rendue à la famille. Lorsque des contraintes géographiques empêchent le préposé qui reçoit le dossier et le préposé chargé du transfert de se rencontrer en personne, ils peuvent organiser une vidéoconférence ou une téléconférence pour discuter de toutes les questions relatives au cas.

Jour 10 : Envoi de la lettre de confirmation du transfert Å” la SAE qui reçoit le dossier envoie la confirmation du transfert par écrit à la SAE qui transfère le cas. La lettre fait état du plan prévu pour la famille et indique le nom du préposé chargé du dossier ainsi que de son superviseur, et la date prévue de la première rencontre avec la famille.

Jour 20 au plus tard : Rencontre avec la famille Å” Le préposé qui reçoit le dossier rencontre la famille pour la première fois au plus tard 10 jours ouvrables après la date d’envoi de la lettre de confirmation du transfert à la SAE qui transfère le cas, c’est-à-dire 20 jours après avoir reçu le signalement. La date fixée pour la première rencontre avec la famille est indiquée dans la lettre de confirmation du transfert.

Prise d’effet du transfert Å” Les exemples suivants peuvent être utiles à une SAE qui transfère un cas pour déterminer à quelle date elle peut fermer le dossier :

Avant de fermer le dossier, la SAE qui transfère le cas confirme que la rencontre avec la famille a eu lieu à la date indiquée dans la lettre de confirmation du transfert.

Report de la première rencontre avec la famille dans les cas de transfert entre SAE

Lorsque des circonstances exceptionnelles empêchent le préposé chargé du dossier de tenir la première rencontre avec la famille dans les 20 jours suivant sa réception du signalement, la SAE qui transfère le cas et celle qui reçoit le dossier travaillent en collaboration et en tenant compte des besoins particuliers de l’enfant et de la famille. Lorsqu’un tel report se produit, la SAE qui transfère le cas demeure responsable de la gestion du plan de sécurité, s’il y a lieu, et du traitement de toute autre question liée à la gestion du cas jusqu’à la tenue de la rencontre avec la famille, et la SAE qui reçoit le dossier agit à titre d’agent de la SAE qui effectue le transfert afin d’aider celle-ci à assurer la gestion du cas jusqu’à la date de prise d’effet du transfert.

Règlement de différends dans le contexte des transferts entre SAE

Le transfert de documents et les processus connexes ne doivent pas interférer avec les interventions et évaluations requises dans l’immédiat pour assurer la sécurité de l’enfant. Les SAE doivent coopérer et travailler en collaboration.