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Norme no 8 Fermeture d’un dossier

Introduction

Vue d’ensemble

La fermeture d’un dossier constitue l’étape finale du continuum de prestation de services de protection à l’enfance qui a commencé avec la réception d’un signalement indiquant qu’un enfant avait besoin de protection. La présente norme décrit les exigences concernant les éléments suivants :

Objectif

L’objectif de cette norme est de s’assurer que la décision de mettre fin à des services de protection de l’enfance est prise en fonction des changements qui ont été observés dans le comportement et le fonctionnement de la famille et qui indiquent que les risques relatifs à la sécurité future de l’enfant sont faibles. Selon la norme, la fin de la prestation des services devrait être un processus de transition soigneusement planifié et au cours duquel la SAE diminue graduellement l’intensité de ses interventions, la famille assumant graduellement l’entière responsabilité de la sécurité et du bien-être de ses enfants.

Norme

Avant de fermer un dossier, le préposé à la protection de l’enfance le passe en revue avec la famille, les fournisseurs de services connexes et un superviseur. La décision de mettre fin à la prestation des services de protection de l’enfance est approuvée par le superviseur durant une consultation.

Les critères minimums suivants doivent être respectés lorsqu’on décide de fermer un dossier :

Lorsque la prestation des services prend fin, la famille doit pouvoir démontrer :

La SAE doit parfois fermer un dossier même s’il ne répond pas aux critères minimums, par exemple pour les motifs suivants :

Avant de mettre fin aux services de protection de l’enfance, le préposé organise une dernière rencontre avec l’enfant et la famille afin de discuter d’un plan qui leur permettra d’accéder aux services de la communauté au besoin et avant toute augmentation du risque de mauvais traitements.

Le préposé à la protection de l’enfance informe de plus les agences connexes de la fermeture prévue du dossier et de la date à laquelle elle prendra vraisemblablement effet.

Pour fermer un dossier, il faut avoir en main les documents d’examen du cas et de fermeture de dossier (conformément à la section intitulée « Documents nécessaires à l’examen ou à la fermeture d’un dossier » dans la norme no 7) pour la période qui va de la date de la dernière évaluation du dossier jusqu’à la date de la fin des services.

Les documents d’examen du cas et de fermeture du dossier sont remplis dans les trois (3) semaines suivant la réunion avec l’enfant et la famille, et au cours de laquelle la fin des services est confirmée. Ils sont approuvés par le superviseur et versés dans la base de données électronique dans les sept (7) jours suivant la date de leur réception.

Conseils pratiques
Indices révélateurs sur l’état de préparation de la famille à la fermeture du dossier

Lorsque le préposé à la protection de l’enfance doit décider de fermer ou non un dossier, les éléments suivants lui indiqueront si la famille est prête à prendre ses responsabilités :

Participation de la famille aux discussions relatives à la fermeture du dossier

Idéalement, le préposé et la famille prennent ensemble la décision de fermer le dossier lorsque la famille a réussi à éliminer ou à réduire adéquatement les risques pour la sécurité de l’enfant. La famille participe aux discussions concernant la fermeture du dossier pour les raisons suivantes :

Participation du superviseur du préposé aux discussions relatives à la fermeture du dossier

Le superviseur du préposé à la protection de l’enfance participe aux discussions concernant la fermeture d’un dossier pour les raisons suivantes :

Participation des agences connexes aux discussions relatives à la fermeture du dossier

Les intervenants participent aux discussions concernant la fermeture du dossier pour les raisons suivantes :

Fermeture de dossier lorsqu’aucune évaluation clinique n’est nécessaire

Il n’est pas nécessaire de faire une évaluation clinique (p. ex., réévaluation des risques, évaluation des points forts et des besoins de la famille et de l’enfant) lorsqu’un dossier est fermé dans les circonstances suivantes :

Lettre confirmant la fermeture du dossier

Pour officialiser la fermeture du dossier, il peut être approprié de fournir à la famille une lettre confirmant la fermeture du dossier et donnant les raisons pour lesquelles la prestation des services de protection de l’enfance a cessé, ainsi que des renseignements sur l’accès aux ressources communautaires à l’avenir (au besoin). Une copie de la lettre sera conservée dans le dossier.