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SECTION 3: Vue d’ensemble du processus de l’examen clinique indépendant

Le but de cette section consiste à fournir un aperçu plus détaillé des étapes et des rôles dans l’ECI. Cette vue d’ensemble est présentée dans l’ordre chronologique, depuis le début du processus lorsqu’une famille demande un examen jusqu’aux résultats possibles.

Étapes du processus de l’examen clinique

Le fournisseur du de services POSA achemine le dossier de l’enfant au coordonnateur de l’ECI

Comme il est énoncé dans les lignes directrices du POSA, la famille et le prestataire de services doivent d’abord travailler avec leur fournisseur de l’OSD ou de l’OFD du POSA, dans le cadre du processus d’examen interne de ce fournisseur, pour tenter de parvenir à un accord sur le plan comportemental d’un enfant. Des examens indépendants peuvent être menés si la famille est insatisfaite du plan comportemental du POSA de leur enfant et des résultats du processus d’examen interne de leur fournisseur ou si, à la suite de l’examen de l’ECI et du résultat de leur fournisseur touchant le processus d’examen interne de ce plan, la nouvelle révision du plan comportemental du POSA ne leur a pas donné satisfaction. Si la famille demeure insatisfaite des résultats de l'examen interne du fournisseur du POSA, elle peut demander un examen du plan comportemental du POSA en remplissant un Formulaire de demande de la famille, qu'elle peut se procurer auprès de son fournisseur du POSA ou sur le site Web du coordonnateur de l'ECI. La famille signe et soumet le formulaire à son fournisseur de l’OSD ou de l’OFD du POSA. Le Formulaire de demande de la famille offre aux familles et à leurs enfants la possibilité d’énoncer leurs préoccupations concernant le plan. Aux fins de l’ECI, l’expression « point de vue de la famille » est utilisée, et elle comprend à la fois le point de vue de la famille et celui de l’enfant.

Une famille peut choisir de se retirer du processus et de poursuivre avec le plan comportemental du POSA initial à tout moment durant l’ECI.

Dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du Formulaire de demande de la famille de l’ECI, le fournisseur de services du POSA examine le dossier de l’enfant, et collabore avec la famille pour le finaliser. Les familles peuvent ajouter des pièces justificatives au dossier à cette occasion. Une fois que le dossier est complet, le fournisseur de services du POSA l’achemine au coordonnateur de l’ECI.

Le coordonnateur de l’ECI achemine le dossier au comité d’examen

Dans les 10 jours ouvrables suivant la réception des documents figurant dans le dossier du cas de l’enfant, le coordonnateur de l’ECI anonymise le dossier afin que tous les renseignements permettant d’identifier l’enfant, la famille et le fournisseur soient supprimés, ensuite il l’attribue et l’achemine au comité d’examen. Les examinateurs cliniques de l’ECI examinent le dossier en préparation de la réunion d’examen clinique, le représentant de la famille l’examine également afin d’offrir une compréhension claire du point de vue de la famille.

Si les examinateurs cliniques relèvent des lacunes ou des incohérences dans les données cliniques du dossier et souhaitent obtenir des éclaircissements, ils peuvent contacter le coordonnateur de l’ECI pour demander des renseignements complémentaires au superviseur clinique du POSA (en lui envoyant des questions par exemple). Le coordonnateur de l’ECI joue le rôle d’intermédiaire entre les principaux intervenants dans un examen afin de protéger la confidentialité et l’indépendance.

Communication avec la famille

Dans les 5 jours ouvrables suivant l’acheminement du dossier au comité d’examen, le coordonnateur de l’ECI organise une conférence téléphonique utilisant les prénoms, entre le représentant de la famille et la famille afin d’examiner les préoccupations de la famille concernant le plan comportemental du POSA de leur enfant tel que décrit dans le Formulaire de demande de la famille. Pour atténuer les conflits d’intérêts et protéger la vie privée, le coordonnateur de l’ECI attribuera un représentant de la famille uniquement à une famille située dans une autre région de la province (voir la carte à l’annexe 6.1).

Dans certains cas, la famille peut demander davantage de temps avant qu'on prenne contact avec elle pour organiser une conférence téléphonique. Tout délai supplémentaire demandé par la famille participant au processus d’examen aura une incidence sur les délais de l’ECI comme énoncé dans les présentes lignes directrices, et pourrait retarder le moment où elle reçoit une décision de l’ECI.

Dans le souci de protéger la vie privée de toutes les parties concernées, la famille et le représentant de la famille tentent par tous les moyens de préserver l’anonymat et la collaboration. Par conséquent, tout contact entre la famille et le représentant de la famille est organisé par l’intermédiaire du coordonnateur de l’ECI, et les coordonnées personnelles ne sont en aucun cas partagées entre eux.

Vérification et confirmation du point de vue de la famille

Au cours de la conférence téléphonique, le représentant de la famille vérifie le formulaire de demande de la famille pour assurer qu’il ne manque aucune information et ajoute des remarques comme le demande la famille. L’objectif consiste à offrir un point de vue de la famille clair et précis et de s’assurer que cette information puisse être présentée aux examinateurs cliniques dans un délai raisonnable (environ 30 minutes). Le représentant de la famille remplit le Formulaire présentant le point de vue de la famille afin d’inclure la version définitive du point de vue de la famille. Tout changement ou ajout au formulaire est confirmé avec la famille lors de la conférence téléphonique.

Planification de la présentation du point de vue de la famille

Il incombe au représentant de la famille de présenter le point de vue de la famille aux examinateurs cliniques à la réunion d’examen clinique. Cependant, le représentant de la famille donne à la famille la possibilité de présenter son point de vue au cours de la conférence téléphonique.

La famille a jusqu’à 5 jours ouvrables pour déterminer si elle souhaite présenter son point de vue directement aux membres du comité d’examen, fournir le nom du membre de la famille qui le présentera et remplir une Renonciation, disponible sur le site Web du coordonnateur de l’ECI. La famille soumet la renonciation signée au coordonnateur de l’ECI, un formulaire de renonciation signé confirmant qu’elle comprend que cela peut entraîner la perte de l’anonymat auprès des examinateurs. Si cette étape n’est pas complétée dans ce délai, le représentant de la famille présente le point de vue de la famille aux examinateurs cliniques.

Le représentant de la famille finalise le formulaire présentant le point de vue de la famille

Que la famille choisisse ou non de présenter son point de vue aux examinateurs cliniques, le représentant de la famille dispose de 5 jours ouvrables suivant l’appel téléphonique avec la famille pour finaliser le Formulaire présentant le point de vue de la famille. Ce document comporte le point de vue de la famille tel qu’il sera présenté aux examinateurs cliniques, soit par le représentant de la famille, soit par un membre de la famille. Le représentant de la famille achemine le Formulaire présentant le point de vue de la famille au coordonnateur de l’ECI qui les transmettra à la famille et aux examinateurs cliniques.

Si elle n’est pas satisfaite de la version définitive, la famille a la possibilité de fournir, au coordonnateur de l’ECI, des commentaires supplémentaires sur le formulaire. Ces commentaires supplémentaires sont également ajoutés aux documents figurant dans le dossier du cas de l’enfant qui est examiné par les examinateurs cliniques.

La réunion d’examen clinique

Dans les15 jours ouvrables suivant l’acheminement des documents figurant dans le dossier du cas de l’enfant, le coordonnateur de l’ECI organise une réunion d’examen clinique par conférence téléphonique. Cette réunion donne aux familles l’occasion de présenter le point de vue de la famille aux examinateurs cliniques. Il permet également aux examinateurs cliniques de délibérer et de discuter des documents du dossier et de prendre une décision concernant le plan comportemental de l’enfant fondée sur un consensus.

La réunion d’examen clinique comporte deux étapes. La première étape, à laquelle assistent tous les membres du comité d’examen, est consacrée à la présentation du point de vue de la famille aux examinateurs cliniques. Les familles sont également invitées à se joindre à cette étape de la réunion, si elles le souhaitent. La deuxième étape est consacrée à une discussion des documents figurant dans le dossier du cas et à la prise de décision concernant le plan comportemental. Seuls les examinateurs cliniques participent à cette étape.

Étapes de la réunion d’examen clinique
Étapes Convier Participe activement
1.  Présentation du point de vue de la famille
  • le comité d’examen
  • la famille (facultatif)
  • une personne choisie pour présenter le point de vue de la famille (soit le représentant de la famille ou un membre de la famille).
  • les examinateurs cliniques
2.  Délibération et processus décisionnel clinique
  • les examinateurs cliniques
  • les examinateurs cliniques

Étape 1 : Présentation du point de vue de la famille
Environ 30 minutes sont accordées pour la présentation du point de vue de la famille au cours de la réunion d’examen clinique tel qu’énoncé dans le Formulaire présentant le point de vue de la famille. Il incombe au représentant de la famille ou à un membre de la famille demandant l’examen aux examinateurs indépendants de faire cette présentation. L’ECI alloue plus de temps pour présenter le point de vue de la famille dans le cas où une famille a besoin d’un accommodement spécial. Le représentant de la famille et le coordonnateur de l’ECI sont chargés de veiller à ce que le point de vue de la famille soit bien présenté. Les examinateurs cliniques de l’ECI ne fourniront pas de rétroaction à la famille à ce moment.

Cette étape est conclue une fois que le point de vue de la famille a été partagé.

Étape 2 : Délibération et processus décisionnel clinique
Après la présentation du point de vue de la famille, les examinateurs cliniques se réunissent, ce qui leur permet de passer à la deuxième étape de la réunion d’examen clinique. Cette étape comporte une discussion clinique sur les documents figurant dans le dossier du cas et le plan comportemental qui permettra de déterminer si le plan est conforme au dossier et à la pratique fondée sur des données probantes. Pour obtenir plus de renseignements au sujet du processus décisionnel examiné par les pairs, veuillez consulter la page 12.

Les examinateurs cliniques s’efforcent de parvenir à un consensus pour prendre une décision visant à accepter le plan comportemental ou à le renvoyer au superviseur clinique du POSA à des fins de révision ou pour un complément d’information.

Décision écrite et envoyée au coordonnateur de l’ECI

Les examinateurs cliniques de l’ECI disposent de 10 jours ouvrables suivant la réunion d’examen clinique pour élaborer et fournir une décision écrite. La prise de décision au sein de l’ECI est guidée par :

Les décisions de l’ECI sont fondées sur un consensus entre les deux examinateurs cliniques pour déterminer s’ils acceptent le plan comportemental du POSA ou s’ils renvoient celui-ci afin qu’il soit révisé ou pour un complément d’information.

A)  Étapes menant au consensus
Dans l’éventualité où les examinateurs cliniques ne peuvent en arriver à un consensus quant à une décision, ils renverront le plan comportemental du POSA au superviseur clinique du POSA, par l’intermédiaire du coordonnateur de l’ECI, afin d’aborder leurs préoccupations. Les examinateurs cliniques remplissent le Formulaire de décision de l’ECI, incluant une explication dans la section de la justification qui indique les préoccupations ou les lacunes qui doivent être abordées par le superviseur clinique de l’ECI. Une fois que le Formulaire de décision de l’ECI est rempli, les examinateurs cliniques l’envoient au coordonnateur de l’ECI qui le transmettra au superviseur clinique du POSA.

Le superviseur clinique du POSA dispose de 15 jours ouvrables suivant la réception du Formulaire de décision de l’ECI pour rencontrer la famille afin de discuter des commentaires du comité d’examen et de fournir à l’ECI une date définitive à laquelle le plan comportemental révisé du POSA sera soumis à nouveau à des fins de décision.

Après avoir abordé les commentaires des examinateurs cliniques, le superviseur clinique du POSA soumet à nouveau le plan comportemental révisé du POSA au coordonnateur de l’ECI, qui le partagera avec les mêmes examinateurs cliniques aux fins de décision.

B)  Décision rendue
Le consensus peut être atteint si les deux examinateurs acceptent le plan comportemental du POSA tel quel ou s’ils le renvoient au superviseur clinique du POSA pour la résolution des préoccupations s’y rapportant. Les décisions tiennent compte de l’opinion des deux examinateurs cliniques.

Le plan comportemental du POSA est accepté
Les examinateurs cliniques peuvent décider, après un examen approfondi du point de vue de la famille et un examen clinique des documents figurant dans le dossier du cas, d’accepter le plan comportemental du POSA tel quel. Grâce au Formulaire de décision de l’ECI , ils fournissent une justification claire, à l’écrit, précisant quels éléments clés du plan ont été examinés (en fonction du cadre clinique du POSA).

Les examinateurs cliniques résument les documents figurant dans le dossier duc cas examiné et le processus suivi afin d’examiner les données d’évaluation pour chaque élément du plan comportemental du POSA identifié à titre de préoccupation par la famille dans le Formulaire du point de vue de la famille. Les examinateurs expliquent aussi les raisons sous-jacentes de leur décision d’accepter le plan. Les examinateurs cliniques fournissent autant de détails que possible dans leur justification, en fonction des préoccupations soulevées initialement par la famille, afin d’aider la famille et le superviseur clinique du POSA à comprendre pourquoi le plan a été accepté.

Une fois que le Formulaire de décision de l’ECI est rempli, les examinateurs cliniques l’envoient au coordonnateur de l’ECI.

Le plan comportemental du POSA est retourné à des fins de révision et/ou pour un complément d’information
Les examinateurs cliniques peuvent décider, après un examen approfondi du point de vue de la famille et un examen clinique des documents figurant dans le dossier du cas, de retourner le plan comportemental du POSA au superviseur clinique du POSA aux fins de révision et/ou pour un complément d’information. Grâce au Formulaire de décision de l’ECI, les examinateurs fournissent une justification claire, à l’écrit, précisant quels éléments clés du plan ont été examinés (en fonction du cadre clinique du POSA). Les examinateurs cliniques fournissent autant de détails que possible dans leur justification, en fonction des préoccupations soulevées initialement par la famille, afin d’aider la famille et le superviseur clinique du POSA à comprendre quels éléments du plan exigent une révision et/ou des précisions.

Étant donné que les examinateurs appuient leurs décisions sur un examen clinique fondé sur les documents figurant dans le dossier du cas ainsi que sur des discussions lors de la réunion d’examen clinique, il n’est pas approprié pour eux de « réécrire » les plans comportementaux existants ou de prescrire ce qui devrait être inclus dans un plan révisé. Les examinateurs cliniques ne formulent pas de recommandations cliniques précises sur les services qu’un enfant devrait recevoir, le nombre d’heures de services ou la durée des services. Les examinateurs sont plutôt responsables de cerner les préoccupations soulevées par le plan et d’indiquer où de plus amples éclaircissements ou des données s’avèrent nécessaires.

Décision envoyée à la famille et au fournisseur de services du POSA

Le coordonnateur de l’ECI dispose de 5 jours ouvrables suivant la réception d’une décision de la part des examinateurs cliniques du comité d’examen pour faire parvenir la décision à la famille et au fournisseur du POSA. La famille et le fournisseur de services du POSA sont invités à collaborer afin d’aborder tout problème soulevé par les examinateurs indépendants. La ou le préposée ou préposé aura accès à la décision de l’ECI par l’intermédiaire du dossier du cas du POSA de l’enfant et offrira de discuter de la décision avec la famille si celle-ci le désire.

Étapes suivant une décision rendue

Le plan comportemental du POSA est accepté
Si la décision de l’ECI est d’accepter le plan comportemental du POSA, le fournisseur du POSA et la famille collaborent pour mettre le plan en œuvre. Si la mise en œuvre du plan a déjà commencé, la date prévue pour le prochain examen des progrès de l’enfant ne change pas.

Le plan comportemental du POSA est retourné à des fins de révision et/ou pour un complément d’information
Si la décision de l’ECI exige que le plan soit renvoyé au superviseur clinique du POSA à des fins de révision et/ou pour un complément d’information, le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables suivant la réception de la décision pour mettre à jour, finaliser et mettre en œuvre le plan, avec la collaboration de la famille. Le nouveau plan doit aborder les préoccupations ou les problèmes soulevés par les examinateurs cliniques dans leur décision. Si la mise en œuvre du plan précédent avait déjà été amorcée, le temps alloué à l’ECI n’est pas calculé dans la période de service et le prochain examen prévu des progrès de l’enfant est reporté en fonction de cette période de temps.

Révision du plan comportemental révisé du POSA

Si un plan révisé est accepté par la famille, le fournisseur du POSA et la famille collaborent pour mettre le plan en œuvre. Le plan est surveillé et mis à jour régulièrement tel que mentionné dans les lignes directrices et le cadre clinique du POSA.

Si la famille et le fournisseur du POSA n’arrivent pas à s’entendre sur le plan révisé, la famille a la possibilité de demander un deuxième examen du plan révisé. Afin de garantir l’indépendance et la neutralité durant le processus d’examen, le coordonnateur de l’ECI nommera un nouveau comité d’examen pour le deuxième examen.

Si les examinateurs cliniques n’acceptent pas le deuxième plan et le renvoient au superviseur clinique du POSA pour d’autres changements, le superviseur clinique du POSA dispose de 15 jours ouvrables suivant la réception de la décision finale de l’ECI pour mettre à jour, finaliser et mettre en œuvre le plan en fonction des commentaires fournis par les examinateurs cliniques.

Le plan sera à nouveau évalué lors du prochain examen prévu des progrès de l’enfant, conformément aux lignes directrices et au cadre clinique du POSA.

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